Durante el mes de septiembre es normal que empecemos a pensar en promediar el año y eso quiere decir algo: en breve se vienen las celebraciones para cerrar un nuevo ciclo. Las hay entre amigos, las clásicas fiestas con amistades y también en los equipos de trabajo. En este artículo nos enfocaremos en el último tipo ya que organizar una fiesta de empresa no es tarea sencilla.
Cuando estamos entre amigos y/o familiares, lo cierto es que las fiestas tienden a ser más informales, a menos que sea un gran evento. Sin embargo, cuando se trata de organizar una fiesta de empresa, hay más aspectos a tener en cuenta ya que el ambiente suele ser más formal, incluso si hay confianza entre los miembros del equipo. Y es que es la imagen de la empresa lo que está en juego y, cuando eso sucede, nadie quiere correr riesgos.
En las líneas siguientes abordaremos todos los aspectos a tener en cuenta para que la fiesta de tu empresa sea inolvidable en el mejor de los sentidos. ¡A por ello!
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¿Por qué organizar una fiesta de empresa? ¿Qué beneficios aporta a mi organización?
Si todavía no decides si hacer o no una fiesta de empresa, quizás sea porque aún no ves los beneficios que puede aportarle a tu equipo. Sí, sabemos que tendrás que poner algo de dinero sobre la mesa si quieres que sea una buena fiesta, pero es importante entender que no se trata de un gasto, sino de una inversión.
Las fiestas entre los miembros de un equipo sirven, entre otras muchas cosas, para fortalecer los lazos entre las personas. Esta es la oportunidad perfecta para que personas de distintas jerarquías se conozcan desde una perspectiva más humana, sin la estructura propia del trabajo en oficina o que impone la rutina. Esto es especialmente beneficioso para quienes se desempeñan en roles más bajos o de menor responsabilidad ya que contribuye a que se sientan reconocidos y valorados, lo cual redunda en alimento para la cultura empresarial.
Si inviertes en una buena fiesta empresarial, harás que tus colaboradores estén más a gusto con la compañía. Conseguirás que la comunicación fluya mejor entre todos los miembros del equipo gracias a que podrán conocerse mejor y, en definitiva, aumentará la satisfacción de todas las partes involucradas. Te aseguramos que es una buena idea y lo comprobarás tú mismo el día próximo, cuando todos se reincorporen a sus tareas.
Cómo organizar una fiesta de empresa: El paso a paso
Vale aclarar que no somos especialistas en organización de fiestas para empresas, pero sí llevamos mucho tiempo trabajando codo a codo con planners y, como somos especialistas preparación de catering para todo tipo de eventos, sabemos qué cosas son las realmente importantes. A continuación detallaremos por dónde deberías comenzar y qué aspectos de la organización deberías delegar para no tener problemas.
Selecciona fecha y hora
Cuanto antes escojas la fecha, mejor. ¿Por qué? Porque hacia fin de año las fechas son realmente complicadas para todos. Todo el mundo tiene la agenda llena de eventos y, si defines la fecha con demasiada proximidad al día de la fiesta, es probable que muchos ya no puedan asistir porque ya asumieron otros compromisos.
Una vez que tengas definida la fecha, haz lo mismo con la hora. Aquí puedes tener en cuenta los intereses y/o el perfil de tus colaboradores. Por ejemplo, ¿Imaginas que disfrutarán más en una celebración al medio día o será mejor por la noche? Las edades de los miembros de tu equipo pueden orientarte en esta elección y también el tipo de fiesta. En ese sentido, si estás pensando en una velada formal y elegante, probablemente la noche sea lo más indicado. Pero si estás pensando en un día de juegos al aire libre, será mejor que sea de día.
Define tu presupuesto
Este aspecto seguramente tendrás que trabajarlo con el área contable. ¿Planeas una fiesta de alto voltaje con sorteos y premios o algo más sencillo? El dinero disponible para invertir será la variable que responderá a la pregunta anterior. Aquí, lamentablemente poco importa lo que tú quieras ya que puede suceder que las finanzas no te acompañen. Cuidado, porque también puede suceder lo contrario.
Lo ideal sería que, dentro del presupuesto general (es decir, el total disponible para gastar) especifiques qué parte se destinará a la comida, al arrendamiento del lugar, a los regalos, etc. De esa manera podrás llevar un control más cuidadoso e incluso hacerlo rendir mejor.
Define qué tipo de fiesta quieres y/o si tendrá una temática
Si quieres que la fiesta sea inolvidable y que quienes sean parte realmente estén animados, lo ideal es que hagas una fiesta temática. Mucho mejor aún si la temática está asociada al rubro de tu negocio o a una etapa específica que esté atravesando la empresa. Por ejemplo, puedes hacer una jornada de competencias con trivias asociadas a preguntas de la cultura y/o historia de tu organización. Allí los empleados más antiguos podrían dar cuenta de su experiencia y conocimientos a los recién ingresados e incluso crear un espacio para que se cuenten anécdotas de antaño.
Otra buena idea es la de hacer una fiesta deportiva en la que los asistentes tengan que llegar en equipos que los identifiquen. Lo ideal sería que los equipos estén armados entre integrantes que normalmente no tienen relación en lo cotidiano del trabajo, para así promover el fortalecimiento de los vínculos. En cualquier caso, antes de tomar una decisión, analiza muy bien el perfil de los invitados, qué cosas les gustan y qué cosas no estarán dispuestos a hacer bajo ninguna circunstancia. Así evitarás malos momentos.
Elige el lugar
El lugar debe elegirse siempre luego de tener definidos los puntos anteriores ya que, de lo contrario, no sabrás la capacidad que debe tener el espacio, las instalaciones que sí o sí necesitas y el precio que estás dispuesto a pagar por él. Por ejemplo, imagina que reservas un salón cerrado y luego te das cuenta de que te gustaría realizar actividades deportivas al aire libre. Evidentemente aquí tendrás una limitación difícil de sortear.
A medida que vayas definiendo los puntos anteriores, sin darte cuenta irás teniendo en tu mente una idea bastante acabada de cómo sería el lugar ideal para festejar la fiesta de tu empresa. Entonces no tendrás más que buscar por las características específicas del sitio y contactarte con sus responsables.
¿Tendrás un planificador o lo organizarás todo tú?
Esta es una pregunta que puedes hacerte al comienzo del proceso pero también en esta instancia. ¿Por qué? Porque quizás sabes de antemano que no puedes encargarte de la organización de la fiesta y entonces delegarás todas las actividades en un planificador. La otra opción es que comenzaras el proceso con todo el entusiasmo y luego, al estar inmerso en él, descubres que no puedes abarcarlo todo y que necesitas ayuda.
Si tu caso es el de la primera opción, ningún problema. Pero si eres el segundo caso, te alegrará saber que no todo está perdido. Este es un momento excelente para delegar ya que si bien gran parte de lo importante ya estará definido, aún te quedará por delante el contacto con cada uno de los proveedores. Además, cuanto más cerca esté la fecha del evento, más detalles habrá que tener en cuenta y es muy tranquilizador saber que alguien más estará allí para ocuparse.
Envía las invitaciones
Este paso puede venir directamente después de elegir dónde tendrá lugar la gran fiesta. Esto, porque entonces ya contarás con todos los datos que requiere una invitación: fecha, hora, lugar y condiciones de asistencia en función de la temática.
En este punto es muy importante recordarte que no esperes demasiado tiempo para enviar las invitaciones. Mientras más antelación, menos posibilidades habrá de que los invitados asuman otros compromisos y fallen. Además, es una excelente excusa para ir generando expectativa e ir haciendo que todos entren en clima para que finalmente la velada sea espectacular.
Define qué tipo de comida se servirá
Hemos dejado este aspecto al final, pero no porque sea menos importante que los otros. De hecho, podría decirse que la comida es el elemento más importante de una fiesta, el que puede determinar si fue buena, regular, mala o espectacular.
Ahora bien, ¿cómo deberías saber qué comida es la mejor para el evento? Ten en cuenta todas las decisiones que tomaste antes: la hora del día en que será la fiesta, el nivel de formalidad que planeas, si habrá actividades o no, etc.
Con todo esto sobre la mesa, por ejemplo, sabrás que si planeas que tu equipo haga actividades al aire libre, la comida bien podría ser de tipo bufet, para comer con las manos sin demasiada etiqueta y con comodidad. Por otra parte, si has elegido que la fiesta sea de noche, con distribución de mesas, con show en vivo y en un salón, probablemente la comida deberá ser servida.
En La Sal siempre aconsejamos a los clientes que nos eligen. Contamos con muchos años de respaldo, cocinando para todo tipo de eventos, de modo que cuando un nuevo cliente nos contacta, buscamos conocer todos los detalles en el caso de que no se cuente con un planificador. De este modo, brindamos asesoramiento y aconsejamos sobre lo que, en base a nuestra experiencia, es el mejor menú para la ocasión.
Hasta aquí, ya cuentas con todo lo necesario como para que tu fiesta de empresa sea un éxito. Por supuesto, aún te faltan algunos detalles que derivarán de las tareas que aquí hemos pactado, pero ya cuentas con lo grueso e importante. Te animamos a que estés dispuesto a recibir ayuda y abierto a posibles cambios que suelen surgir en el camino.
Por supuesto, recuerda que en La Sal encontrarás una amplia gama de platillos y menús de estilo mediterráneo que con gusto adaptaremos a la ocasión, en caso de que nos escojas como servicio para tu fiesta de empresa. Cocinamos para todo tipo de eventos, la excelencia y los paladares felices son nuestra principal motivación.
De este modo finaliza el artículo sobre “cómo organizar una fiesta de empresa”, pero siempre que tengas dudas puedes volver a visitar nuestro blog. Gracias por llegar hasta aquí.